每天我們都有各種各樣的事情需要完成，有些是幾天前或幾個月前定好的，比如某個項目；有些突然冒出來的，比如一個請求幫助的用戶或同事；有些事情我們可以很準(zhǔn)確地預(yù)測完成的時間，比如：閱讀一份報告；有些我們不知道要花多少時間，比如：排除程序里面的一個錯誤。然后我們還要應(yīng)對各種干擾，比如：系統(tǒng)中了病毒；比如：突然感冒了；等等。很多時候一天下來感覺就是瞎忙8小時，什么成就都沒有。更糟的情況是，項目的時間已經(jīng)接近底線了，而手頭除了一個毛病不斷的程序之外，還有一堆的雜務(wù)。發(fā)愁不是解決辦法，我們還是面對現(xiàn)實，看看一天下來我們到底可以干多少事情。
其實我推薦的方法非常簡單，概括
起來就是兩個字——計劃。對于計劃我們一點(diǎn)都不陌生，但是我相信大多數(shù)人并不清楚如何制定一個可執(zhí)行的計劃和做到控制計劃的執(zhí)行。
制定一個良好的計劃首要的事情是：拆分任務(wù)，所有計劃都是為了完成一個任務(wù)的。而且這個任務(wù)通常都不是簡單任務(wù)，否則我們不需要用計劃來規(guī)劃執(zhí)行過程。接到一個需要計劃的任務(wù)的時候，第一件事情是拆分任務(wù)。拆分任務(wù)有一個技巧，就是拆分出來的子任務(wù)每一個完成的時間預(yù)算為一天或者半天，也就是一天里你可以完成其中一個或兩個小任務(wù)。一般情況下不要搞出需要幾天來任務(wù)，對于這種任務(wù)需要繼續(xù)拆分。比如寫一個軟件的需求可能需要一個星期的時間，那么我會先花半小時把需求的提綱列一下，然后拆分成每天一兩章的小任務(wù)。如果你發(fā)現(xiàn)一些超過1天的任務(wù)，而你無法拆分得更小的話，通常表示你對任務(wù)的難度和具體內(nèi)容并不是很清楚。這就是你可能延期的原因。解決的方法其中一種就是象上面那樣先進(jìn)一步把任務(wù)的內(nèi)容搞清楚，另一種方法是給它安排更多的時間。有時候我們的確不知道如何拆分一些任務(wù)。因為他們充滿了不確定性，比如我們的任務(wù)中要求我們學(xué)習(xí)一種新的技能，在你沒有開始接觸的時候你的確不知道如何分解這個任務(wù)，這樣安排更多的時間，并期望你能夠按時完成就是一個唯一的選擇了。等到你真正進(jìn)入這個任務(wù)并且能夠進(jìn)一步拆分任務(wù)的時候，你通常就會清楚你面臨的困難，幸好的是時間充裕。你還是按前面的方法拆分這個任務(wù)了，并爭取把時間節(jié)省下來。
為什么我們不要讓一個子任務(wù)的時間超過一天呢？這里有幾個原因：
第一，我們比較容易控制一個工作日里的時間。上午的時間浪費(fèi)了，下午可以想辦法補(bǔ)回來，下午出了意外，我們還有晚上這個救命稻草。
第二，這樣有緊迫感，今天的事情必須今天完成，不然你就浪費(fèi)一天了，計劃立刻就有延期的危險。如果你定的任務(wù)是3天的話，你可能會在3天發(fā)現(xiàn)計劃要延期3天，而一天的任務(wù)會讓你在下班的時候立刻知道計劃極可能要延誤一天了；
第三，出現(xiàn)干擾的情況比較少，如果每天干擾的次數(shù)是隨機(jī)的，那么兩天內(nèi)出現(xiàn)干擾的機(jī)會肯定比一天多。將計劃執(zhí)行時的意外控制到最少是每個管理者的愿望，個人管理也是一樣的。
第四，我們可以很快評估出自己的能力，如果你連續(xù)3天不能完成任務(wù)，那么很明顯你高估了自己的能力，或者低估了難度。你有修改計劃的必要。如果一個子任務(wù)的時間太長，你要很久以后（通常是項目快完的時候）才知道自己的能力并不是你想象的那么高。讓你的伙伴盡快了解你出現(xiàn)的困難絕對是一件重要的事情。
拆分任務(wù)是第一步，下面是執(zhí)行了。實際干活的時候肯定會出現(xiàn)干擾，我這里只建議兩個字——專注。一旦你確定今天要干什么那么你的精力必須完全放在這上面。在這個意義上你可以堅決拒絕任何影響你完成當(dāng)天任務(wù)的干擾，包括上司臨時交待的其他任務(wù)！你可以給他看你的任務(wù)表，并申請延期，如果他答應(yīng)得話。作為一個團(tuán)隊的管理員這個時候應(yīng)該幫助團(tuán)隊的成員減少干擾，如果不能做到這一點(diǎn)的話。團(tuán)隊的管理員就需要承擔(dān)被干擾者的任務(wù)，或者接受延期的方案。專注是非常重要的，否則任何計劃都無法實施。當(dāng)然，拒絕干擾的方法很多，這些更多的是人際交往的問題和計劃執(zhí)行關(guān)系不大了。然而我也有一個建議就是——在制定計劃的時候留點(diǎn)余量。不要把你100%的能力都用上。這不是偷懶，這是一種現(xiàn)實的妥協(xié)，因為干擾和意外是不可避免的，而且一個人也不可能長期保持滿負(fù)荷的運(yùn)作。